Ratkaisu tilitoimistojen sähköiseen palvelutarjontaan

Matkalaskut

Ostolaskut

Arkistot

Hyväksymisketjut

Hyödyt

Sopivuus juuri tilitoimiston ja sen asiakkaiden tarpeisiin

Toisin kuin monet kilpailevat, tilitoimiston sähköisen palveluntarjonnan mahdollistavat järjestelmät, Laskuwebbi on suunniteltu nimenomaan tilitoimiston työrutiinit ja tarpeet sekä asiakaskunta huomioiden. Se on siis kehitetty tilanteeseen, jossa kaikki markkinoilla olleet vaihtoehdot olivat tilitoimiston kantilta joko liian kalliita, monimutkaisia käyttää, sisälsivät asiakkaan kannalta tarpeettomia toimintoja tai vaativat paljon koulutusta käyttöönottonsa yhteydessä. Näin Laskuwebbiin on kyetty sisällyttämään nimenomaan tilitoimiston ja sen asiakaskunnan tarpeet huomioiden keskeisimmät toiminnot sekä karsimaan pois turhat ja käytön raskaaksi tai kalliiksi tekevät toiminnot.

Käytön helppous ja yhteensopivuus muiden ohjelmistojen kanssa

Edellä mainitun, tilitoimistojen tarpeet jo ohjelmiston suunnitteluvaiheesta lähtien huomioivan lähestymistavan seurauksena Laskuwebbi on sitä käyttävälle tilitoimistolle tai tilitoimiston asiakkaalle kevyt ja erittäin helppokäyttöinen järjestelmä. Sen käyttöönotto ja käytön omaksuminen ei näin ollen vaadi koulutusta, toisin kuin monien kilpailevien järjestelmien käyttö. Laskuwebbiä voidaan käyttää myös kaikkien muiden taloushallinnon ohjelmistojen kanssa.

Käytön edullisuus ja selkeä hinnoittelu

Koska tarvetta koulutukselle ei ole, on Laskuwebin käyttöönotto kyetty hinnoittelemaan edulliseksi. Käytön hinnoittelu on myös selkeää. Järjestelmästä saadaan kätevästi räätälöityä kullekin käyttäjälle sopiva toimintokokonaisuus, josta tämä sitten maksaa pienen, kiinteän kuukausimaksun. Loppuasiakkaalle ei näin aiheudu yllättäviä tai käyttötarpeen kannalta perusteettomia, transaktiotyyppisiä kuluja.

Hyödyt sähköisistä palveluista

Ostolaskujen käsittely on usein yksi taloushallinnon työläimmistä perustoiminnoista. Kun tilitoimiston toimenkuvaan kuuluu maksaa nämä laskut asiakkaan puolesta, tulee ostolaskujen sähköinen hyväksyminen suureen tarpeeseen. Asiakkaat nimittäin näkevät jo hyväksymänsä tai vielä hyväksymättömänsä ostolaskut näppärästi Laskuwebin kautta. Näin myös tilitoimiston työntekijät voivat käyttää työaikansa tehokkaaseen työskentelyyn, kun asiakkaiden ostolaskujaan koskevat puhelinsoittokyselyt jäävät pois.

Sama tehokkaan työajan säästö pätee myös Laskuwebin raportti- ja laskuarkistoihin. Kätevän ja selkeän hakutoiminnon avulla Laskuwebbiä käyttävät tilitoimiston asiakkaat voivat halutessaan helposti tarkastaa jo maksettujen laskujen tai tilitoimiston asiakkaalle tuottamien raporttien tiedot ilman, että heidän täytyisi työllistää tilitoimistoaan näitä koskevilla kyselyillä. Raporttiarkistoon tilitoimiston on kätevää tallentaa aina uusimmat ja ajantasaiset raportit asiakkaiden tarkasteltavaksi, ilman tarvetta erillisten sähköpostien lähettelyyn ja uusimpien raporttien etsimiseen näiden sähköpostien joukosta. Laskuwebbi on myös tietoturvallisuudeltaan sähköpostiliikennettä parempi vaihtoehto.

Matkalaskujen tuottamiseen Laskuwebbi tarjoaa yhdenmukaisen, selkeän ja helppokäyttöisen pohjan. Tilitoimiston osalta matkalaskujen käsittely on nyt helpompaa, kun kaikilta tilitoimiston Laskuwebbiä käyttäviltä asiakkailta tulevat laskut ovat samassa muodossa. Laskuwebin matkalaskupohjaan on syötetty valmiiksi valinnaisia kilometrikorvaus- ja päiväraha-arvoja ja tästä hyötyvät puolestaan tilitoimiston asiakkaat matkalaskuja laatiessaan.

Täysin selainpohjainen ohjelmisto

Laskuwebbi on täysin selainpohjainen ohjelmisto, eli sitä käyttävän tilitoimiston tai tilitoimiston asiakkaan ei tarvitse asentaa sitä omalle koneelleen, vaan hän pystyy käyttämään sitä mistä ja milloin tahansa. Ainut mitä tarvitaan, on internet-yhteys.

Yksilöinti tilitoimiston ilmeen mukaiseksi

Kukin Laskuwebin käyttöönsä ottava tilitoimisto saa järjestelmään kirjautumista varten oman Iinternet-osoitteensa. Lisäksi sivusto voidaan tilitoimiston halutessa yksilöidä ulkoasultaan (värimaailma, yrityksen nimi ja logo) tämän toiveiden mukaiseksi. Tämä Laskuwebin kirjautumisikkuna voidaan tilitoimiston niin halutessa myös tuoda sen omille, jo olemassa oleville kotisivuille. Yksilöinnin seurauksena kullekin tilitoimistolle luodaan oma Laskuwebbinsä, joka mukailee tilitoimiston omaa ilmettä ja ulkoasua.

Ominaisuudet

Ostolaskujen kierrätys

Ostolaskujen kierrätys soveltuu erinomaisesti tilitoimistoille, jotka tarjoavat asiakkailleen ostolaskujen maksupalvelua. Asiakkaat voivat hyväksyä ostolaskut ajasta ja paikasta riippumatta.

Ostolaskujen kierrätys soveltuu hyvin myös yritysten ja organisaatioiden sisäiseen ostolaskujen hyväksymiseen.

Laskuwebin avulla voidaan suorittaa ostolaskujen hyväksyminen maksuun sähköisesti. Laskut voidaan avata ja hyväksyä maksettavaksi, jonka jälkeen ne siirtyvät laskuarkistoon.

Käyttäjien oikeudet hyväksyä ostolaskuja voidaan määrittää käyttäjäkohtaisesti ja tarvittaessa voidaan määrittää hyväksymisketjuja. Hyväksymisen yhteydessä on myös mahdollista tiliöidä laskun sisältö eri projekteille ja kustannuspaikoille. Laskuihin voidaan halutessa lisätä myös kommentteja.

Ostolaskujen kierrätys on mahdollista skannatuille ja/tai sähköisille finvoice-muotoisille laskuille.

Ostolaskut näkyvät tilitoimiston näkymässä selkeästi listattuna.

Ostolaskuihin tehdyt kommentit näkyvät suoraan ostolaskujen näkymässä.

Hyväksytyt ostolaskut näkyvät omalla välilehdellään.

Matkalaskut

Laskuwebin avulla matkalaskujen teko on vaivatonta. Laskuwebbi tarjoaa käyttäjilleen työkalut matkalaskujen tekemiseen ja niiden hyväksymiseen sekä matkalaskuarkiston. Matkalaskut tuotetaan selkeään ja yhdenmukaiseen muotoon, erityisesti palkanlaskijan näkökulmaakin huomioiden. Kululaskut voidaan viedä Laskuwebbiin ostolaskutoiminnon avulla.

Yrityksen käyttäjät voivat tuottaa palvelulla matkalaskuja.

Tehdyt matkalaskut näkyvät yrityksen vastuuhenkilön näkymässä. Valmiit matkalaskut hyväksytään palvelussa, jolloin ne siirtyvät tilitoimiston näkyviin.

Hyväksytyt matkalaskut näkyvät tilitoimiston näkymässä.

Raporttiarkisto

Laskuwebin raportti- ja dokumenttiarkisto mahdollistaa erilaisten aineistojen jakelun tilitoimiston asiakkaille (tai organisaation sisällä) tehokkaasti ja tietoturvallisesti. Pääsy toimintoon ja arkiston kansioiden näkyvyys voidaan määrittää käyttäjätunnuskohtaisesti, jolloin vain juuri oikeilla henkilöillä on pääsy haluttuihin tietoihin. Kun käytössä on Laskuwebin arkisto, niin aineistoja ei ole tarpeellista lähettää sähköpostitse tai turvautua monimutkaisiin suojaus- tai kryptausohjelmiin.

Raporttikansioille voidaan antaa käyttöoikeuksia yrityksen eri käyttäjille.

Yrityskäyttäjät voivat selata raportteja ja tallentaa niitä omalle koneelleen.

Laskuarkisto

Laskuwebbi tarjoaa käyttäjilleen väliaikaisen ostolasku- ja matkalaskuarkiston, jossa on monipuoliset hakutoiminnot. Laskuarkistosta voidaan hakea ostolaskuja mm. toimittajan, laskun päivämäärän, kustannuspaikan, kommentin ja hyväksyjän nimen perusteella. Väliaikaisen arkistoinnin ajan pituus voi olla 3kk - 60kk. Väliaikaisesta arkistosta laskut voidaan kopioida pysyvämpään arkistoon, esimerkiksi dvd-medialle tai NAS-palveluun. Pääsy ja näkyvyys arkistoon määritetään käyttäjätunnuskohtaisesti.

Hyväksytyt laskut voidaan siirtää erilliseen laskuarkistoon.

Arkistoidut ostolaskut näkyvät omalla välilehdellä.

Yritys näkee arkistoidut laskut omassa näkymässään. Arkistoon voi tehdä hakuja ja arkistoituja laskuja ladata omalle koneelle.

Hyväksymisketjut

Ostolaskujen ja matkalaskujen kierrätystä varten Laskuwebbi tarjoaa monipuoliset mahdollisuudet hyväksymisketjujen muodostamiseen. Hyväksyjiä tai kokonaisia hyväksymisketjuja voidaan määrittää myös kustannuspaikkakohtaisesti.

Valmiit matkalaskut näkyvät yrityksen käyttäjälle, jolla on laskujen hyväksymismahdollisuus.

Yrityskäyttäjä hyväksyy valmiit matkalaskut tai pyytää matkalaskun laatijalta lisätietoja.

Hyväksytyt matkalaskut näkyvät tilitoimistokäyttäjän näkymässä. Hyväksytyt matkalaskut voidaan arkistoida.

Tiliöinti kierrätyksessä

Laskuwebin tiliöintityökalulla voidaan ostolaskun sisältö jakaa kustannuskohtaisesti eri projekteille ja kustannuspaikoille.

Tuntikirjaus

Laskuwebin tuntikirjaustyökalulla voidaan työtunnit kirjata ja jakaa kustannuskohtaisesti eri projekteille ja kustannuspaikoille.

Asiakaskokemuksia

Tilitoimisto Simo Salonen Oy

Tilitoimisto Simo Salonen Oy on yksi pisimpään Oulussa toimineista tilitoimistoista. Tämä auktorisoitu Taloushallintoliiton jäsentoimisto aloitti toimintansa vuonna 1983 ja työllistää tällä hetkellä noin 20 henkilöä.

Sähköisen palveluntarjonnan mahdollistavaa ratkaisua markkinoilta etsiessään tilitoimisto törmäsi lukuisiin ongelmatekijöihin. Useat tarjolla olleista järjestelmistä olivat loppuasiakkaan kannalta liian kalliita, sisälsivät suuren määrän tarpeettomia toimintoja ja olivat monimutkaisia käyttää, vaatien näin runsaasti loppuasiakkaalle suunnattua koulutusta. Laskuwebbi on kaikki nämä ongelmakohdat huomioonottavana ratkaisuna osoittautunut todella onnistuneeksi valinnaksi. Tilitoimisto Simo Salonen Oy:n omat asiakkaat ovat kokeneet Laskuwebin käyttöönoton ja käytön todella helpoksi ja vaivattomaksi ja tällä hetkellä tilitoimisto tarjoaakin sen avulla sähköisiä palveluita jo useille kymmenille asiakkailleen.

Suurempien yritysten hyvien käyttökokemusten ohella erityisen positiivinen yllätys on ollut Laskuwebin soveltuminen myös aivan pienimpien ja vastaperustettujen yritysten tarpeisiin. Edullisesta hinnoittelusta johtuen jopa useat yhden hengen firmatkin ovat ottaneet sen käyttöönsä. Laskuwebun olemassaolosta tilitoimiston palvelutarjonnassa on ollut merkittävää hyötyä myös uusasiakasneuvotteluissa. Vaikka nämä uudet yritykset eivät heti asiakassuhteen alussa sähköisiä palveluita tarvitsisikaan, tuntuu silti sillä, että tällainen mahdollisuus on tulevaisuutta silmällä pitäen ylipäätään olemassa, olevan merkitystä uutta tilitoimistoa valittaessa. www.tilisalonen.fi

Yhteydenotto

Mikäli haluatte lisätietoa Laskuwebbi-järjestelmästä, soita tai jätä yhteydenottopyyntö niin kerromme lisää.